Coraz więcej informacji jest zapisywane w formie elektronicznej. System zarządzania dokumentami (DMS) okazuje się dla zarządzania informacjami niezastąpiony. Zadaniem inteligentnego programu jest opanowanie połączenia pomiędzy człowiekiem i maszyną w taki sposób, by błędy zredukowane zostały do absolutnego minimum. Oznacza to jednocześnie, że DMS musi być łatwy w obsłudze dla każdego użytkownika. Wykorzystanie potencjału tkwiącego w DMS przynosi przedsiębiorstwu efektywne korzyści w dziedzinie obiegu dokumentów, podwyższenia przedsiębiorczości, bezpieczeństwa dokumentacji oraz pojemności archiwum. Poza tym, zastosowanie systemów DMS oraz elektronicznego archiwum wpływa w przedsiębiorstwie na szybki wzrost jego ekonomiczności, przyczyniając się do maksymalnego skrócenia czasu obiegu dokumentów oraz możliwość znacznego powiększenia zasobów archiwum przy pokaźnym zmniejszeniu jego rzeczywistej powierzchni.